68a288b20f0b2bd32370926136c5d7665eb874c3f0e22b143a371b7addc81bc16

silver

https://glacier.io/

https://raw.githubusercontent.com/Glacier-Labs/resource/main/nft1.jpg

silver

68a288b20f0b2bd32370926136c5d7665eb874c3f0e22b143a371b7addc81bc15

silver

https://glacier.io/

https://raw.githubusercontent.com/Glacier-Labs/resource/main/nft1.jpg

silver

68a288b20f0b2bd32370926136c5d7665eb874c3f0e22b143a371b7addc81bc14

Golden

https://glacier.io/

https://raw.githubusercontent.com/Glacier-Labs/resource/main/nft1.jpg

silver

68a288b20f0b2bd32370926136c5d7665eb874c3f0e22b143a371b7addc81bc13

Golden Angel

https://glacier.io/

https://raw.githubusercontent.com/Glacier-Labs/resource/main/nft1.jpg

silver

68a288b20f0b2bd32370926136c5d7665eb874c3f0e22b143a371b7addc81bc12

Golden Angel

https://glacier.io/

https://raw.githubusercontent.com/Glacier-Labs/resource/main/nft1.jpg

silver

68a288b20f0b2bd32370926136c5d7665eb874c3f0e22b143a371b7addc81bc11

DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL i FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI i PERNYATAAN ORIGINALITAS DAN PUBLIKASI ii LEMBAR PENGESAHAN iii ABSTRAK iv ABSTRACT vi KATA PENGANTAR vii DAFTAR ISI ix BAB I PENDAHULUAN 2 1.1 Latar Belakang 2 1.2 Rumusan Masalah 5 1.3 Batasan Masalah 6 1.4 Tujuan Penelitian 6 1.5 Manfaat Penelitian 6 1.6 Metode Penelitian 7 1.7 Sistematika Penelitian 7 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 9 2.1 Komunikasi 9 2.2 Komunikasi Kelompok 10 2.3 Pengaruh Kelompok Pada Perilaku Komunikasi 12 2.4 Fungsi Komunikasi Kelompok 13 2.5 Strategi Komunikasi 14 2.6 Komponen Strategi Komunikasi 15 2.7 Komunitas 17 2.8 Motivasi Agamais 17 2.9 Pengembangan Diri 18 2.10 Groupthink 19 2.10.1 Asumsi Teori Gropthink 20 2.10.2 Penyebab Munculnya Groupthink 21 2.10.3 Dampak Munculnya Groupthink 23 2.11 Penelitian Terdahulu 24 2.12 Kerangka Pemikiran 27 BAB III METODOLOGI PENELITIAN 29 Pendekatan dan Metode Penelitian 29 3.2. Subjek dan objek Penelitian 29 3.2.1 Subjek Penelitian 29 3.2.2. Objek Penelitian 30 3.3 Teknik Pengumpulan Data 30 3.4 Teknik Sampling 31 3.5 Paradigma Penelitian 31 3.6 Teknik Analisis Data 32 3.7 Uji Validitas 32 BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 34 4.1 Gambaran Umum Objek Penelitian 34 4.1.1 Ikatan Remaja Masjid Al-Ittihad 34 4.1.2 Visi, Misi dan Motto 35 4.1.3 Tujuan Ikatan Remaja Masjid Al-Ittihad 36 4.1.4 Program Ikatan Remaja Masjid Al-Ittihad 36 4.1.5 Struktur Organisasi Ikatan Remaja Masjid Al-Ittihad 37 4.2 Subjek Penelitian 38 4.3 Hasil Penelitian 40 4.3.1 Proses Komunikasi Kelompok Pada Ikatan Remaja Mesjid Al-Ittihad 40 4.3.2. Strategi Komunikasi Kelompok Dalam Membangun Motivasi dan Pengembangan Diri 44 4.3.3 Motivasi Agamais 45 4.3.4 Pengembangan Diri 47 4.3.5 Groupthink Theory 49 4.4 Pembahasan 51 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 54 5.1 Kesimpulan 54 5.2 Saran 54 DAFTAR PUSTAKA 56

EVENT MANAGEMENT 2.1 Definisi Event dan Manajemen Event Menurut Any Noor (2013), event merupakan suatu kegiatan yang diselenggarakan untuk memperingati hal-hal penting sepanjang hidup manusia, baik secara individu atau kelompok yang terikat secara adat, budaya, tradisi, dan agama yang diselenggarakan untuk tujuan tertentu serta melibatkan lingkungan masyarakat yang diselenggrakan pada waktu tertentu. Menurut Goldblatt, event manajemen adalah kegiatan professional mengumpulkan dan mempertemukan sekelompok orang untuk tujuan perayaan, pendidikan, pemasaran, dan reuni, serta bertanggung jawab mengadakan penelitian, membuat desain kegiatan, melakukan perencanaan dan melaksanakan koordinasi serta pengawasan untuk merealisasikan kehadiran sebuah kegiatan”. Dengan demikian manajemen event dapat didefinisikan sebagai pengorganisasian sebuah kegiatan yang dikelola secara profesional, sistematis efisien, dan efektif. Kegiatannya meliputi konsep (perencanaan) sampai dengan pelaksanaan hingga pengawasan. Dalam management event, semua orang harus bekerja keras dengan visi yang sama untuk menghasilkan kegiatan yang sesuai dengan harapan (Noor, 2013) Banyak istilah penyebutan event management, antara lain: a. Event Organizer (EO) b. Production House (PH) atau Rumah produksi c. Agency / biro jasa d. Panitia Pelaksana e. Organizing Committee Dalam arti sempit, event diartikan sebagai pameran, pertujukan atau festival dengan syarat ada penyelenggara, peserta dan pengunjung. Namun dalam arti luas event diartikan sebagai suatu kurun waktu kegiatan yang dilakukan oleh sebuah organisasi dengan mendatangkan orang-orang ke suatu tempat agar mereka memperoleh informasi atau pengalaman penting serta tujuan lain yang diharapkan oleh penyelenggara. Adapun Event Organizer terdiri dari dua kata dalam bahasa Inggris, yaitu event dan organizer. Dalam bahasa Indonesia, event berarti acara sedangkan organizer berarti pengatur. Jadi secara harfiah Event Organizer diartikan sebagai pihak yang mengatur sebuah acara. Maka dengan kata lain Event Organizer adalah: “Usaha di bidang jasa yang secara resmi ditunjuk oleh klien untuk mengorganisasi rangkaian acara, mulai dari sisi kreatif, persiapan, pelaksanaan hingga selesai, dalam rangka membantu klien menyukseskan dan mewujudkan tujuan yang diharapkannya melalui rangkaian acara” (Noor, 2013). 2.2 Jenis – Jenis Event Jenis event berdasarkan jenis penyelenggaraannya dapat dikelompokkan sebagai berikut: 1. Olahraga: pertandingan professional, kompetisi peringkat, pertandingan persahabatan/eksibisi dan lomba. 2. Seni: pementasan/pagelaran profit oriented, pementasan/pagelaran program acara non profit/institutional/privat, lomba, pentas eksibisi/apresiasi dan festival. 3. Topik wicara: diskusi, seminar, sarasehan, talk show, dialog, variety show, dan presentasi. 4. Pameran: pameran komoditas perdagangan, dan pemeran seni 5. Pribadi: pesta pernikahan, pesta pernikahan, syukuran, jabatan baru, pisah sambut, dan pesta peringatan pribadi. Dalam (Noor, 2013) jenis - jenis event berdasarkan jenis ukuran dan besarnya sebuah acara dapat dibedakan menjadi 3, yakni: 1. Mega Event, adalah event yang sangat besar, memberikan dampak ekonomi yang besar pada masyarakat sekitar atau bahkan pada negara penyelenggara. Kemudian, diinformasikan serta diliput melalui tayangan berbagai media. Biasanya event ini terselenggara setelah dilakukan bidding (kompetisi antara beberapa organizer untuk menjadi penyelenggara). Contoh: Piala Dunia, Asian Games 2. Hallmark Event, identik dengan karakter atau etos dari suatu wilayah, kota atau daerah di suatu tempat. Bersifat regional di suatu daerah tertentu. Beberapa kota di Indonesia saat ini mulai mengembangkan event-event yang berkembang di kotanya untuk diangkat menjadi hallmark event dengan tujuan utama peningkatan ekonomi di kotanya. Contoh: Festival biji kopi dari berbagai daerah seperti kopi gayo dari Aceh dll. 3. Major Event, merupakan event yang secara ukuran mampu menarik media untuk meliput, menarik sejumlah pengunjung yang besar dalam kurun waktu periode tertentu untuk menghadiri event tersebut dan memberikan dampak peningkatan ekonomi secara signifikan. Alasan penting mengapa event dikategorikan sebagai major event adalah: a. Event yang ditampilkan meliputi kompetisi antar tim atau perorangan yang diikuti oleh peserta dari berbagai negara. b. Event tersebut harus menarik banyak pengunjung untuk menghadirinya baik secara nasional maupun internasional c. Adanya media yang meliput event tersebut dan dapat dinikmati oleh masyarakat seluruh dunia. Contoh: PRJ (Pekan Raya Jakarta), Indonesia Open Badminton Jenis event berdasarkan kategori Special Event: 1. Leisure Event Saat ini leisure event yang berkembang banyak berdasarkan pada kegiatan olahraga. Kegiatan yang sama memiliki unsur pertandingan dan mampu mendatangkan banyak pengunjung pada event tersebut. Contohnya adalah olimpiade ASEAN Games. 2. Personal Event Personal event merupakan segala jenis bentuk kegiatan yang melibatkan anggota keluarga atau teman. Banyak aspek kehidupan pada era sekarang yang merubah bentuk asli kegiatan personal event, misalnya halal bihalal, pesta pernikahan, pesta ulang tahun, arisan, dan sebagainya. 3. Cultural Event Cultural event merupakan event budaya yang biasanya diperingati berbagai daerah sebagai ciri khas atau memperingati suatu adat tertentu dan melibatkan orang banyak. Misalnya event “Grebeg Suro” yang dilaksanakan ketika bulan suro oleh masyarakat Ponorogo yang dimeriahkan dengan beberapa prosesi adat antara lain ziarah makam, larungan di Telaga Ngebel, Kirab Pusaka, dan lainnya. 4. Organizational Event Merupakan kegiatan besar pada setiap organisasi. Pada level ini kegiatan pasti disesuaikan dengan tujuan organisasi. Misalnya konferensi yg diselenggarakan oleh organisasi partai politik, bisa juga berupa eksibisi yang diselenggarakan oleh perusahaan. Gambar 2.1 Jenis Event Berdasarkan Kategori Event Sumber: Shone & Parry (2004) 2.3 Struktur Industri Event Setiap bidang spesialisasi EO (seperti perayaan, eksibisi, entertainment, olahraga dan turisme) mempunyai struktur organisasi manajemen yang berbeda sesuai dengan focus kegiatan masing-masing. Walaupun tidak semua EO mempunyai susunan organisasi manajemen secara tertulis, secara internal setiap usaha bisnis EO mempunyai struktur organisasi inti yang menggambarkan pembagian tugas yang dilakukan. Jumlah personalia tim inti dan seksi-seksi yang dibutuhkan tergantung bidang spesialisasi event yang menjadi fokus kegiatan bisnis EO yang bersangkutan (Natoradjo, 2011). 1. Operasional: Pelayanan Pendukung Tanggung jawab operasional pelayanan pendukung meliputi pelayanan terhadap barang dan jasa. Tersedianya produk barang atau jasa akan sangat membantu dalam kelancaran operasional event, misalnya pelayanan jasa pelayanan makan dan minuman. Divisi ini dapat menurunkan fungsinya menjadi divisi operasional teknis, sarana pendukung serta pelayanan tambahan yang mungkin dibutuhkan, misalnya jasa alih bahasa dan guide. 2. Divisi Operasional Pelayanan Pengunjung Divisi ini harus merencanakan dengan baik pengelolaan pengunjung yang hadir. Misalnya, untuk event konser music perlu pengelolaan masuk dan keluar pengunjung yang jelas. Begitu juga dengan event eksibisi dengan jumlah pengunjung yang banyak, diperlukan bidang khusus yang menangani registrasi dan informasi. 3. Divisi Pemasaran Divisi ini lebih banyak berhubungan dengan masyarakat. Divisi pemasaran harus menentukan jenis publikasi yang tepat. Bagian pemasaran akan membagi fungsinya menjadi divisi yang lebih kecil untuk kelancaran tugasnya antara bagian penjualan (sales), ticketing dan promosi 4. Divisi Administrasi Divisi ini diturunkan menjadi bagian administrasi umum, kepegawaian, recruitment, orientasi pegawai, dan penggajian 5. Divisi Keuangan Divisi ini diturunkan menjadi bagian anggaran, pembelian, dan pendanaan. Gambar 9.2 Contoh Susunan Organisasi/Manajemen EO (Cabang Spesialisasi Edutainment) Sumber: Natoradjo (2011) 2.4 Pendidikan dan Pelatihan Tentang Manajemen Event 1. Di Amerika Serikat Sebelum ada Event Organizer atu EO atau pelaksana acara yang menawarkan jasa khusus secara professional perusahaan selalu berpaling kepada fungsionaris Public Relations atau periklanan untuk melaksanakan acara-acara khusus perusahaan atau special events seperti peluncuran produk baru atau penyeleniggaraan promosi penjualan atau acara-acara khusus lain yang digelar oleh perusahaan untuk memotivasi karyawan. Dalam kethidupan kemasyarakatan, pada umumnya orang menbentuk semacam kepanitiaan yang ditugaskan menyelenggarakan sebuah acara atau event tertentu. Pada tahun 1984, ada dua acara besar diselenggarakan di Amerika Serikat, yaitu Pesta Olah raga Olimpiade dan Perayaan Peringatan Ulang Tahun ke-100 (Centennial) Patung Liberty. Perusahaan-perusahaan yang mengaitkan produk mereka pada kedua event tersebut melalui partisipasi mereka sebagai pihak sponsor ternyata berhasil memperoleh visibilitas yang lebih besar bagi produk-produk mereka. Ini terbukti dari keberhasilan perusahaan-perusahaan tersebut dalam menjual produk mereka, seperti minuman, mobil, kamera, film, komputer serta produk-produk lain yang dikaitkan dengan sponsorship perusahaan pada kedua mega-event itu. Sejak itu, banyak perusahaan di Amerika mulai menyelenggarakan acara-acara yang mereka ciptakan sendiri sebagai sarana bagi promosi pemasaran dan membangun citra positif terhadap produk-produk dan perusahaan. Bahkan mereka mengaitkan produk dengan penyelenggaraan acara-acara seperti pertunjukan hiburan, kesenian, olah raga, dan acaraacara kegiatan kemasyarakatan lainnya. Keadaan ini mendorong meningkatnya kebutuhan secara luar biasa oleh perusahaan-perusahaan akan jasa EO. Dengan semakin ketatnya persaingan dalam dunia bisnis, setiap perusahaan berusaha untuk memproduksi event yang lebih spektakuler untuk menandingi kegiatan promosi para saingannya dalam memposisikan produk mereka di benak calon konsumen. Dengan semakin membutuhkan besarnya anggaran yang dibutuhkan dalam menyelenggarakan acara-acara dan pertunjukan itu, orang membutuhkan tenaga ahli khusus di bidang ini. Sejak itu, mereka mulai mencari para konsultan di luar perusahaan, para spesialis, orang-orang yang mempunyai keahlian dan pendidikan khusus di bidangnya dan para professional penyedia jasa pelaksana acara untuk menangani berbagai event yang diselenggarakan oleh perusahaan. Itulah awal dari keberadaan bisnis jasa dan profesi EO di Amerika. Selain kondisi tersebut di atas, ada dua faktor lain yang mendorong tumbuhnya bisnis jasa dan profesi EO di Amerika (Goldblatt, 2002) yakni: banyaknya anggota keluarga (suami dan istri) yang bekerja. Karenakesibukan dan padatnya kegiatan mereka, mereka tidak lagi melakukannya sendiri, tetapi menggunakan jasa profesional pelaksana acara (EO) untuk menangani acara-acara keluarga seperti pesta ulang tahun, pernikahan, pertemuan keluarga, atau acara-acara lain terkait kehidupan dan kegiatan kemasyarakatan sehari-hari. Profesi setbagai EO semakin digemari karena bisnis ini mendatangkan banyak keuntungan. Profesi sebagai EO menuntut keterampilan yang sifatnya multidisiplin dan berakar dari berbagai dimensi ilmu manajemen seperti pemasaran, HRD, keuangan dalam melaksanakan sebuah event secara efektif dan sukses. Dengan memiliki keterampilan-keterampilan tersebut, mereka lebih luwes dan mudah menyesuaikan diri beralih tugas dengan menerapkan keahlian mereka untuk bidang-bidang profesi seperti Public Relations atau bisnis-bisnis lain di mana EO merupakan sebagian dari tugas-tugas tambahan dalan pekerjaan mereka. Contoh tentang besarnya minat terhadap profesi EO diungkapkan Goldblatt (2002) dari pertumbuhan jumlah mahasiswa yang mengikuti pendidikan untuk memperoleh sertifikasi sebagai CSEP (Certified Special Events Professional) di Program Pascasarjana Universitas George Washington (UGW). Sekitar pertengahan tahun 1990-an, saat pertama kali program sertifikasi itu dibuka di UGW, ada 200 mahasiswa yang mendaftar. Tiga tahun kemudian, tercatat sebanyak 4000 mahasiswa yang mengikuti program tersebut. Sekarang, mahasiswa yang terdaftar untuk mengikuti program itu berasal lebih dari 30 negara bagian di Amerika Serikat dan bahkan dari berbagai universitas terkemuka di dunia. 2. Di Indonesia Di Indonesia, bisnis jasa pelaksana acara dan profesi sebagai Event Organizer (EO) atau tepatnya Event Manager adalah jenis pekerjaan yang juga tergolong baru. Tumbuhnya bisnis EO di lindonesia beriringan dengan semakin maraknya dunia showbiz dan bangkitnya perekonomian Indonesia setelah dilanda krisis moneter internasional pada pertengahan tahun 1997. Seperti di Amerika Serikat, pertumbuhan bisnis jasa ini di Indonesia juga didorong oleh keinginan dunia industri dan masyarakat untuk menghadirkan acara-acara perusahaan yang lebih spektakuler dan berkualitas dengan bantuan para ahli yang khusus bergerak di bidang tersebut. Untuk sebagian masyarakat golongan menengah ke atas, terutama di kotakota besar di Indonesia, kesibukan serta padatnya kegiatan mereka mendorong mereka memilih cara yang lebih praktis, yaitu menyerahkan acara yang akan mereka selenggarakan kepada EO. Semakin dibutuhkannya jasa EO oleh masyarakat dan perusahaan dalam menunjang kegiatan promosi pemasaran telah menempatkan bisnis dan profesi EO menjadi sebuah industri jasa dengan masa depan yang sangat cerah di samping membuka lapangan kera baru di kotakota besar di Indonesia. 2.5 Peluang Karir di Dunia EO Profesi sebagai EO menuntut berbagai keahlian yang sifatnya multidisiplin. Event Organizing adalah sebuah bisnis jasa dan orang. Sebagai pelaksana acara professional, Eo mengumpulkan banyak orang yang sifatnya heterogen untuk beragam jenis acara dan berbagai tujuan (perayaan, pendidikan, pemasaran, atau reuni). Demi kesuksesannya, EO membutuhkan berbagai keterampilan dan pengetahuan yang tidak hanya terbatas pada dinamika kelompok, manajemen, waktu, kepemimpinan, public relations, promosi, publikasi, dekorasi, konsumsi (tata hidangan), peralatan acara, tetapi juga hukum, asuransi, masalah protokoler, dan keamanan. Leonard Hoyle (2006) menambahkan sederet pengetahuan lain yang pertu diketahui oleh EO dalam melaksanakan profesi dan mendukung keberhasilannya, baik untuk acara-acara sederhana yang melibatkan hanya 200 orang tamu maupun untuk acara yang sangat kompleks yang melibatkan 20.000 pengunjung. Pengetahuan itu termasuk: • Manajemen keuangan • Manajemen SDM • Manajemen pemasaran event • Manajemen logistik, fasilitas dan tata ruang • Manajemen waktu, perencanaan, dan penjadwalan program • Manajemen hidangan dan minuman • Hukum • Transportasi • Reservasi dan akomodasi • Kontrak dan asuransi • Teknologi peralatan event (audiovisual, elektronika). • Dekorasi dan panggung • Tehnik penelitian, analisis, dan evaluasi Tentu saja, EO tidak diharapkan menjadi seorang ahli dalam semua bidang tersebut untuk menjalankan bisnis dan menyelenggarakan sebuah event. Tetapi, sebagai profesional, paling tidak ia harus mengetahui secukupnya agar dapat menggelar, melakukan koordinasi dan pengawasan terhadap persiapan, perencanaan, dan pelaksanaan event secara efektif, serta memonitor dan melakukan kejasama dengan para mitra kerjanya dalam menghadirkan sebuah event yang berkualitas dan berkesan (Natoradjo, 2011) Banyak peluang terbuka untuk bisnis jasa Event Organzing. Bisnis jasa dan profesi EO di Indonesia merupakan sebuah bidang yang relatif baru dan terus berkembang dengan pesat. Maraknya dunia showbiz dan meningkatrnya kebutuhan masyarakat di Indonesia terutama dunia usaha dalam menyelenggarakan eventevent untuk kegiatan promosi pemasaran membuat bisnis dan profesi ini mempunyai prospek masa depan dan pasar yang sangat cerah. Kondisi ini sangat mendukung bagi pertumbuhan bisnis ini di masa yang akan datang. Bila dilakukan dengan benar dan secara profesional, bisnis ini tidak saja dapat menciptakan lapangan kerja baru terutama di kota-kota besar di Indonesia, tetapi juga menjanjikan penghasilan yang menguntungkarn. Di samping peluang, berbagai tantangan harus pula dicermati individu yang ingin berkiprah dalam bisnis jasa ini, antara lain: • Bisnis jasa dan profesi EO sifatnya multidisiplin. Artinya, bisnis dan profesi ini menuntut berbagai pengetahuan dan keterampilan yang harus dicermati dalam mengelola dan memproduksi sebuah event yang berkualitas. • Seorang profesional EO dituntut untuk senantiasa mengamati dan mengikuti perkembangan pasar guna menanpilkan event yang sesuai dengan trend yang diminati public • Senantiasa meningkatkan mutu jasa dan memelihara reputasi atau nama baik sebagai pelaksana acara/EO 2.6 Mengimbangi Dampak Event yang Positif dan Negatif Setiap event yang diselenggarakan memiliki dampak, baik positif maupun negatif. Dampak yangg terjadi dari event akan berpengaruh pada lingkungan di sekitar tempat event diselenggarakan atau kepada stakeholder yg terlibat. Dampak yang timbul karena penyelenggaraan event diantaranya: dampak politik, ekonomi, dan pariwisata. 1. Dampak Positif dan Negatif Event Sosial Budaya Positif: • Pertukaran pengalaman • Penguatan tradisi • Membangun kelompok masyarakat • Memperkenalkan ide baru • Menyebarkan kebudayaan Negatif: • Isolasi dan manipulasi masyarakat • Citra negatif terhadap masyarakat • Perilaku buruk • Kekerasan • Perilaku sosial menyimpang • Kehilangan identitas dan keaslian suatu daerah 2. Dampak Positif dan Negatif Event Lingkungan Positif: • Menampilkan keindahan alam • Menjadikan lingkungan yang baik sebagai model bagi tempat penyelenggaraan lain. • Peningkatan kepedulian lingkungan • Pembangunan infrastruktur • Peningkatan transportasi dan telekomunikasi • Perbaikan lingkungan atau area baru Negatif: • Kerusakan lingkungan • Polusi • Kerusakan situs bersejarah • Gangguan suara • Kemacetan lalu lintas 3. Dampak Positif dan Negatif Event Politik Positif: • Prestise dunia internasional • Peningkatan profile suatu bangsa. • Investasi dan promosi • Promosi untuk investasi • Kebersamaan sosial secara internasional. • Peningkatan kemampuan penyelenggara Negatif: • Resiko kegagalan dari event • Kesalahan pengalokasian dana • Kurangnya akuntabilitas • Kehilangan kepemilikan dan kontrol terhadap masyarakat • Legitimasi ideologi • Rusaknya reputasi 4. Dampak Positif dan Negatif Event Pariwisata dan Ekonomi Positif: • Promosi daerah wisata • Peningkatan jumlah kunjungan wisatawan • Peningkatan waktu lama tinggal wisatawan • Peningkatan pendapatan • Peningkatan pendapatan dari pajak • Penciptaan lapangan kerja Negatif: • Masyarakat hanya mengandalkan kegiatan pariwisata saja untuk peningkatan ekonomi. • Eksploitasi daerah • Harga dan biaya yang tidak tetap 2.7 Jenis – Jenis dan Peran Stakeholders Stakeholder event adalah semua pihak, baik perorangan, asosiasi, maupun organisasi internal atau eksternal, yang mempunyai kepentingan pada event. Kelompok ini tidak hanya terdiri dari orang-orang yang memang melakukan investasi secara finansial pada event, tetapi juga semua pihak yang terlibat secara politis maupun emosional dan yang memberikan dukungan, perhatian serta minat terhadap terselenggaranya event tersebut. Menambah daftar yang diberikan Suseno (2005), mereka dikelompokkan secara lebih terperinci sebagai berikut: 1. Penyelenggara Acara atau Penyandang Dana: Klien atau sponsor (perorangan atau instansi) yang mempunyai hajat dan dana untuk menyelenggarakan event. 2. Pelaksana Acara: Event Organizer dan seluruh perangkat organisasinya yang melaksanakan dan mengelola kegiatan untuk menghadirkan event. 3. Peserta: Perorangan atau instansi yang turut berperan dalam kegiatan event, seperti peserta pameran, eksibisi, seminar, konferensi. 4. Penonton atau Publik: Pengunjung (baik membayar atau gratis) yang menyaksikan event. 5. Penampil: Presenter, pembicara, artis, atlet, atau pelaku pendukung dan pengisi acara. 6. Pemasok: Mitra kerja EO, yaitu penyedia barang atau jasa (fasilitas fisik atau operasional kebutuhan event, catering, desain, dekor, dll). 7. Pengamat: Media, wartawan, politisi, pejabat, dan semua pihak yang memberikan perhatian pada event. 2.8 Proses Perencanaan Event Event sebagai media ataupun kegiatan komunikasi tentu juga memerlukan sebuah perencanaan yang akan menjadi pengarah kegiatan agar tercapai dengan baik dan teratur. Charles Berger mengemukakan bahwa “Rencana-rencana dari perilaku komunikasi adalah representatif kognitif (mewakili penafsiran lingkungan) yang memberikan panduan untuk mencapai tujuan”. (Stephen and Karen, 185: 2009) Perencanaan yang baik akan menuntun kepada keberhasilan sebuah pameran, apalagi jika penyelenggaraan pameran dikelola oleh orang yang memiliki kreativitas yang tinggi, konseptor ulung, mediator, inisiator, dan komunikator yang professional. Proses perencanaan event dimulai dengan menentukan tujuan yg dapat diterima dengan jelas oleh setiap anggota tim yg akan terlibat dalam pelaksanaan event. Tujuan merupakan langkah awal dalam setiap perencanaan sebuah event. Tujuan diselenggarakan suatu event dapat berupa; pembelajaran, bertukar pikiran, sosialisasi, peringatan dll. Sebelum menggelar sebuah event, pihak EO dituntut untuk mengenali pasar atau calon pengunjung yang memiliki minat pada event tersebut. Penelitian tentang pasar event diperlukan antara lain untuk (Natoradjo, 2011): • Menentukan khalayak sasaran yang tepat dari event • Mendapatkan data serta informasi yang relevan tentang pasar dan profil khalayak sasaran, seperti: demografi, psikografi, budaya dam kebiasaan dalam komunitas • Memastikan apa yang menjadi kebutuhan, keinginan serta harapan pengunjung dan para stakeholder agar tidak terjadi sepi pengunjung • Mempelajari mutu dari pelaksanaan event yang diharapkan stakeholders • Mempelajari adanya trend baru dalam masyarakat dan mempersiapkan jasa-jasa baru yang diperlukan calon pengunjung event. Perencanaan sebuah event ialah upaya pemikiran dan perancangan sebuah acara agar dicapai hasil yang efisien dan teratur. Charles Berger mengemukakan bahwa “Rencana-rencana dari perilaku komunikasi adalah representatif kognitif (mewakili penafsiran lingkungan) yang memberikan panduan untuk mencapai tujuan”. Dalam merencanakan acara (event) sebagai pedoman penyelenggaraan event yang berlaku untuk semua kegiatan pameran, yaitu (Lidia Evelina, 1519:2009) 1. Menentukan Tema Tema sangat penting untuk menentukan langkah selanjutnya. Tematema yang memunculkan fenomena baru akan banyak mendapat perhatian dari calon peserta pameran (event) maupun pengunjung nantinya. 2. Mengumpulkan Informasi Sebelum pelaksanaan, EO harus melakukan kegiatan survey untuk menjajaki berbagai hal terkait dengan kegiatan event sehingga tidak terjadi kesalahan dari segi waktu, lokasi, kesiapan Sumber Daya Manusia (SDM), target peserta dan target pengunjung yang diharapkan Dalam (Noor, 2013) proses penetapan ide event harus tetap berpedoman pada: 1. Sifat event yang akan diselenggarakan 2. Tujuan event 3. Bagaimana event dapat terselenggara 4. Keuntungan apa yang akan didapat oleh peserta dari terselenggaranya event. Berikut ide yang muncul adalah gambar, film, bazaar, seminar dan lelang. Gambar 2.10 Proses Penetapan Ide Untuk Event Sumber: Noor, 2013 2.9 Elemen – Element Event Element – element event dalam Noor, 2013 adalah: 1. Why: Berkaitan dengan tujuan yang akan dicapai dalam acara ini, khususnya dalam memenuhi kebutuhan dan keinginan khalayak 2. Who: Berkaitan dengan setiap personal yang akan terlibat dalam kegiatan ini, juga berhubungan dengan target sasaran, kelompok usia, jenis kelamin, pendidikan dan gaya hidup 3. Where: Berkaitan dengan tempat penyelenggaraan acara yang paling tepat untuk khalayak sasaran, hal ini memiliki pengaruh pada atmosfir suasana pertunjukkan yang akan digelar untuk mempengaruhi emosi penonton 4. When: Berkaitan dengan waktu yang paling tepat untuk penyelengaraan acara dan juga mempertimbangkan adanya fleksibilitas atau kelonggaran yang dihubungkan dengan waktu untuk penelitian dan persiapan 5. What: Berkaitan dengan bagaimana mengemas event ini agar menarik bagi khalayak sasaran, terdiri dari nama atau jenis acara, isi program dan elemen yang dibutuhkan. 2.10 Pengembangan Perencanaan Strategis Jaso (1996) menyebut event timeline sebagai Action Plan Check List (APCL). Event timeline merupakan rencana rangkaian kegiatan penyelenggaraan event, mulai dari persiapan (pre-event), pelaksanaan (event), paska event (postevent). Event timeline memuat secara ringkas rencana kerja, kapan setiap pekerjaan akan dimulai dan selesai dilakukan tahap demi tahap secara berurutan mulai dari awal persiapan, koordinasi, perencanaan, hingga berakhirnya sebuah event. Event Timeline harus berisi informasi tentang pekerjaan pokok, dan jadwal pelaksanaannya. Pertimbangan waktu yang dibutuhkan untuk setiap pekerjaan menjadi prioritas utama dalam menyusun timeline. Perhitungan waktu yang tidak tepat, akan mengganggu keseluruhan kegiatan. Event timeline juga harus disusun secara berurut, tahap demi tahap, agar dapat terkontrol progress dari kegiatan tersebut (Natoradjo, 2011) Ketika menyusun event timeline, maka harus memperhatikan: a. Unsur-unsur pokok yang akan dihadirkan dalam event. Kebutuhan fisiknya apa saja, teknis operasionalnya bagaimana b. Daftar prioritas pekerjaan. Mana yang harus dilakukan lebih awal c. Menghitung berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan/tahapan tersebut d. Menyusun tugas/ pekerjaan secara berurut step by step, dengan menghitung mundur dari D-Day (hari “H”). e. Menyusun event timeline tidak ada aturan yang baku, sesuai dengan event yang diselengarakan. Bentuknya pun bervariasi. Namun yang pasti sama adalah tahapannya, yaitu selalu dimulai dari Pra-event, event, dan Paska-event. 2.11 Perencanaan Human Resource Jenis sumber daya manusia yang terlibat dalam penyelenggaraan event ada 2 macam yaitu staf yang dibayar untuk penyelenggaraan event, dan sukarelawan (Noor, 2013). a. Pegawai yang dibayar Staf yang dibayar dan dibutuhkan pada saat-saat tertentu saja. Jenis pekerjaan pada penyelenggaraan event meliputi persiapan, pelaksanaan, dan penutupan event. Jumlah staf terbanyak hanya pada saat persiapan dan pelaksanaan event saja. Biasanya staf yang bekerja dalam event akan dibayar sesuai jumlah jam atau jumlah hari kerja b. Sukarelawan Sesuai dengan namanya, sukarelawan tidak akan mendapatkan bayaran atas peran sertanya dalam event, tetapi mereka akan mendapatkan fasilitas standar yang telah ditetapkan oleh penyelenggara. 2.12 Teknik – Teknik Mengelola Tim Mitra Kerja dan Relawan yang Efektif Data dari pihak mitra kerja tersebut sangat penting. Dikarenakan, dalam sebuah even, kita selalu mengupayakan berbagai rencana, khususnya dalam hal anggaran pembiayaan. Maka, data mitra semacam itu sangat berguna untuk memilih alternatif harga sesuai budget anggaran. Selain itu, sering kali terjadi halhal yang bersifat mendadak dan darurat. Sehingga dalam hubungan yang baik, kita dapat mengatasi segala problematika lapangan dengan cepat dan efisien. Menjalin Hubungan Dengan Mitra Kerja Menjalin relasi juga dibutuhkan untuk mitra bisnis, karena EO tidak bisa berjalan sendiri, tetapi membutuhkan banyak vendor dalam menyelenggarakan event. Jalinan relasi yang baik akan membuat EO mudah mendapatkan vendor untuk berbagai acara yang anda selenggarakan. Mitra kerja EO sering disebut stakeholder, supplier, vendor. Beberapa hal berikut ini perlu diperhatikan dalam menjalin hubungan kerja sama yang baik dengan mitra kerja EO (Suseno, 2009) 1. Bergabung dengan suatu komunitas stakeholder EO Dunia bisnis membutuhkan wadah organisasi komunitas stakeholder yang dapat dijadikan tempat untuk menjalin kerja sama dalam menjalankan aktivitas bisnis diberbagai bidang. Usaha event organizer memiliki berbagai jenis mitra kerja seperti: gedung, catering, dekorasi, sound system dan lain-lain. Orang yang menjalankan bisnis EO dapat bergabung dengan komunitas yang terkait dengan jenis mitra kerjanya, misalnya: komunitas catering, komunitas PHRI dan lain-lain 2. Komunikasi dalam menjalankan relasi bisnis ini memang sangat penting. Hal ini dikarenakan dengan adanya komunikasi yang lancar dan terbuka maka kemungkinan perpecahan atau konflik bisa cepat diredam sedini mungkin sebelum meledak menjadi permusuhan dan pemutusan hubungan. 3. Menjaga kepercayaan yang diberikan mitra kerja Kepercayaan adalah hal penting yang harus dijaga dalam suatu hubungan kerja sama. Hindari tindakan yang merugikan mitra kerja kita, misalnya: ingkar janji, melanggar aturan atau kesepakatan yang dibuat bersama. 4. Saling memberikan support sukses menjalin kerjasama dengan mitra kerja adalah dengan saling mensupport satu sama lain. Sebagai manusia tentu kita dan partner tidak akan luput dari kekhilafan, kesalahan dan kekurangan lainnya. Saat hal ini terjadi, maka diantara kita tidak boleh saling menghujat dan mencela. Sebaliknya, kita dan mitra kerja harus saling mengingatkan dan mensupport satu dengan yang lain. Dengan adanya support atau dukungan dari masing-masing pihak, maka kita dan mitra kerja bisa segera bangkit dan semangat untuk menjalankan bisnis yang sukses. 2.13 Pemasaran dan Penerapan Strategi Pemasaran pada Suatu Event Konsep 5P Dalam Pemasaran Event Dalam pemasaran, usaha untuk mempengaruhi dan menarik minat konsumen itu dilakukan dengan menggunakan konsep yang dikenal dengan bauran pemasaran (marketing mix) yang terdiri dari 4P: product (produk), price (harga), promotion (promosi), dan place (distribusi). Bauran pemasaran itu dikelola dan dikendalikan secara terpadu untuk menghasilkan tanggapan yang diinginkan dari konsumen (Natoradjo, 2011). Konsep yang sama berlaku dalam memasarkan event. Namun, Goldblatt (2002) menambahkan satu P (Public Relations) dalam konsep tersebut menjadi 5P. Hoyle (2006) disebut sebagai orang pertama yang menulis buku tentang event marketing secara komprehensif, menggunakan istilah Positioning untuk menggantikan P (Promosi). Gambar 2.11. Konsep 5P Dalam Pemasaran Event Sumber: Natoradjo, 2011 2.14 Tahap – Tahap Proses Pemasaran Strategis Publikasi dan promosi dalam penyelenggaraan event adalah kegiatan yang paling penting. Dengan adanya promosi yang direncanakan dengan baik, tujuan untuk menarik minat calon peserta dan mendatangkan pengunjung/pembeli yang sesuai dapat dipenuhi. Langkah-langkah dalam perencanaan promosi: 1. Mengidentifikasikan pendengar sasaran 2. Menentukan tujuan komunikasi / promosi 3. Merancang pesan 4. Memilih saluran komunikasi 5. Menentukan anggaran promosi total 6. Memutuskan bauran promosi (iklan, promosi penjualan, PR dan organisasi penjualan) 7. Pengukuran hasil-hasil promosi 8. Mengelola dan mengkoordinasi proses komunikasi pemasaran Metode Promosi 1. Iklan 2. Promosi Penjualan 3. Penjualan pribadi / Kewiraniagaan 4. Hubungan Masyarakat / Publisitas Iklan Untuk melakukan kegiatan ini dapat dilakukan melalui below the line atau above the line. • Above The Line: Media cetak, Media elektronik (Radio dan TV). • Below The Line: Billboard, Spanduk, Giant Banner, Katalog, Brosur/ selebaran Sales Promotion Untuk menunjang sebuah event, pengunjung dapat diberikan hal-hal sebagai berikut: 1. Diskon khusus 2. Entertaiment/Hiburan 3. Pameran, dengan membuka stand Public Relations Kegiatan Public Relations (PR) biasanya digunakan oleh Event Organizer yang ingin menyelenggarakan event berskala besar. Bentuk-bentuk kegiatannya adalah sebagai berikut: 1. Press Release & Konferensi Pers Mengundang Wartawan untuk menghadiri acara yang diselenggarakan, fungsinya adalah untuk memberikan informasi kepada para wartawan yang diharapkan dapat disebarluaskan kepada masyarakat. 2. Donasi Mengadakan event yang sebagian hasilnya akan disumbangkan atau sebagai dana sosial. Bentuk Promosi Efektif 1. Membuat brosur untuk mencari peserta yang berisikan tema, waktu, tempat, denah stand, keuntungan-keuntungan (point selling) yang akan diperoleh jika calon pengunjung hadir dalam event 2. Membuat iklan di media cetak & elektronik 3. Untuk event skala besar biasanya diadakan konferensi pers. 4. Membuat undangan khusus kepada target pengunjung potensial 5. Membuat direct mail 6. Iklan melalui internet/ website 7. Poster 8. Spanduk-spandk promosi 9. Stiker Promosi 10. Souvenir Promosi 11. Balon udara 12. Billboard 13. Baliho 14. Umbul-umbul Promosi / Hanging Banne 15. Katalog Pameran 16. Promosi Media Lokal. Strategi Media Promosi Media promosi di atas dapat dibuat sebelum atau bersamaan kita membuat proposal untuk ditunjukkan kepada orang-orang yang berkompeten. Hal-hal penting dalam merencanakan desain grafis antara lain: 1. Memuat gambar ilustrasi yang sesuai dengan tema event 2. Menampilkan wajah artis atau nama-nama penampil secara mencolok dan kontras dengan warna dasar 3. Menampilkan informasi tempat, waktu pelaksanaan dan harga tiket tanda masuk 4. Menampilkan logo-logo calon sponsor 5. Dalam membuat desain, kita perlu mendalami segmen pasar event. Misal, jika event yang diadakan adalah untuk golongan usia 30 tahun maka, komposisi warna-warna yang digunakan dalam desain berupa warna-warna soft, pastel Dari beberapa bentuk publikasi untuk memasarkan sebuah event, berikut adalah contoh bentuk publikasi event yang dapat ditawarkan kepada pihak sponsor: 1. Poster coming soon 2. Poster acara 3. Spanduk 4. Ticket 5. Wall of fame Hoyle (2006) mengungkapkan beberapa metode pemasaran event di masa depan yang perlu dicermati oleh para pemasar event professional, diantaranya: 1. Menggunakan situs web untuk meyebarkan informasi tentang event konvensi dan event kemasyarakatan 2. Menggunakan media non-tradisional, seperti: • Tempat praktik dokter, rumah sakit, dan apotek untuk memasarkan festival yang bertemakan kesehatan dan kesejahteraan • Tempat olahraga untuk memasarkan event music. Karena pasarnya sudah tersegmentasi, tempat ini akan menciptakan peluang yang lebih besar bagi terjualnya tiket. 3. Menggunakan promosi kooperatif dimana peserta pameran bermitra dengan penyelenggara dalam memasarkan event pameran 4. Menggunakan pemasaran gabungan yang terdiri dari para alumni, rekan sejawat dan pihak-pihak yang berkepentingan guna memasarkan event pendidikan. Hoyle (2006) juga menyarankan bahwa rencana pemasaran di masa depan sebaiknya mempertimbangkan tiga aspek, yaitu memasarkan event secara: 1. Lebih cepat dengan memanfaatkan teknologi informasi (internet) 2. Lebih baik dengan mendayagunakan mitra kerja nontradisional untuk meingkatkan penyampaian pesan pemasaran dan mendapatkan segmen pasar baru 3. Lebih menguntungkan dengan menjalin kerjasama dan mendayagunakan sponsor demi pengurangan biaya 2.15 Strategi Pemasaran Event Produk 1. Produk Event Produk adalah sentral bagi setiap kegiatan tentang pemasaran. Strategi untuk menarik minat konsumen melalui 4P yang lain: Price (Harga), Place (Lokasi), Promosi dan PR/Positioning itu baru bisa dilakukan bila P yang pertama atau produknya sudah ditentukan. Walaupun mempunyai keterampilan, siapa pun tidak akan bisa memasarkan sebuah produk tanpa terlebih dulu memahami dan mempunyai pengetahuan tentang produk itu sendiri. Pada event, produk itu dapat berupa: • Event pendidikan: seminar, konvensi, konferensi. • Event pemasaran: peluncuran produk baru, promosi. • Reuni, Peringatan 100 Tahun Kebangkitan Nasional • Pameran, eksposisi, festival, pekan raya. • Event olah raga, kesenian, dan sebagainya Untuk sebuah produk perusahaan, pemasar dapat mempengaruhi konsumennya lewat produk, misalnya melalui bentuk fisiknya, kualitasnya atau kemasannya. Pada event, produk yang ditawarkan itu adalah jasa (yang tidak bisa dilihat dipegang, dan tidak berbentuk) dan akan menjadi nyata" pada Hari- H. Oleh karena itu, pemasar baru menonjolkan tiga aspek produk event tersebut untuk menarik pengunjung (Natoradjo, 2011): a. Latar belakang penyelenggaraan event Banyak pemasar sukses menjual dan menarik partisipasi peserta pada sebuah event berkat kesuksesannya menjual latar belakang atau esensi makna event tersebut. "Konferensi ke 10 Paguyuban Seni Tradisional Indonesia,” misalnya, di samping memberikan nuansa makna kesuksesan suatu organisasi juga nuansa makna kebanggaan bagi para peserta. Angka "10" yang dikaitkan dengan event itu juga bernuansa sejarah. Bahwa event tersebut adalah yang ke-sepuluh, dapat dijadikan sebagai aset promosi yang berharga bagi pemasar. Keberhasilan sebuah organisasi sehingga sampai pada konferensi yang ke sepuluh itu dapat dijadikan tema dalam bauran pemasaran ketika menawarkan event kepada khalayak. Nuansa makna atau latar belakang dari event itu-jika berhasil diungkapkan secara cerdas oleh pemasar-dapat memberikan manfaat tambahan terhadap produk event yang ditawarkan kepada pengunjung. b. Manfaat produk bagi khalayak sasaran event Pada dasarnya, setiap orang membeli sebuah produk karena manfaatnya: tidak saja untuk memenuhi kebutuhannya tetapi juga memuaskan keinginannya. Manfaat itu perlu ditonjolkan pada saat memasarkan suatu event. Apa manfaat penawaran itu bagi peserta atau pengunjung? Apakah sebagai ajang atau sarana promosi produk perusahaan, atau untuk memperoleh pendidikan atau bahkan sekedar melepas lelah sebagai hiburan? Manfaat event itulah yang hendaknya ditawarkan saat memasarkan sebuah event. c. Keunikan Produk Unique Selling Point (USP). USP adalah suatu keistimewaan yang membedakan satu produk dengan produk-produk sejenis lainnya. Misalnya, pada suatu event ada sebuah pertunjukan khusus Kembang Api "Naga Menari", atau pada event lain setiap pengunjung mendapat cenderamata sebuah mug berlogo perusahaan sebagai kenangan atau disambut dengan kalungan bunga pada saat kedatangan. Dengan banyaknya penawaran event dan semakin ketatnya persaingan pada masa kini, pemasar semakin tertantang untuk menghadirkan keistimewaan itu. Pemasar harus mencari berbagai cara untuk menonjolkan keistimewaan event itu, sekecil apa pun, kepada khalayak yang menjadi sasaran event. USP merupakan sebuah competitive advantage, keunggulan yang dimiliki di atas para pesaing dan mempunyai nilai jual yang tinggi dalam menawarkan event. 2. Price (Harga) Dari sudut pandang calon peserta atau pengunjung event, harga merupakan prioritas kedua setelah nilai manfaat dari suatu produk. Harga adalah jumlah uang yang harus dibayar oleh pengunjung untuk hadir pada suatu event. Untuk menetapkan harga sebuah produk, pengusaha umumnya memperhitungkan baik faktor eksternal maupun internal perusahaan. Situasi pasar, keadaan persaingan yang dihadapi, kondisi sosial ekonomi dan daya beli masyarakat pada umumnya adalah beberapa diantara faktor eksternal yang dapat mempengaruhi penetapan harga suatu produk oleh perusahaan. Faktor internal adalah biaya dan situasi keuangan dari perusahaan itu sendiri. Dibandingkan dengan industry lain, faktor internal atau falsafah keuangan event itu lebih dominan bagi penyelenggara untuk menetapkan harga event. Setiap event diselenggarakan untuk tujuan yang berbeda-beda dengan falsafah keuangan yang berbeda pula. Event konvensi yang diadakan oleh sebuah organisasi, misalnya, tidak diselenggarakan untuk mendatangkan keuntungan secara langsung, tetapi lebih merupakan sebuah biaya bisnis guna meningkatkan kinerja anggotanya. Karena falsafah keuangan event konvensi ini adalah impas-biaya, maka sejak awal penyelenggara tidak akan memikirkan tentang "laba" saat menetapkan harga produk event. Harga akan ditetapkan serendah mungkin bagi anggota peserta konvensi. Yang penting "pulangpokok" dan event itu mencapai tujuannya, misalnya meningkatkan jumiah anggota atau menciptakan kesadaran atau dukungan khalayak pada organisasi. Sebaliknya, event yang menganut falsafah keuangan berorientasi laba bertujuan menghasilkan keuntungan (ROE) sebesar mungkin. Besaran harga produk yang ditetapkan penyelenggara event tentu akan berbeda dengan event yang impas-biaya. Perbedaan dalam misi dan falsafah keuangan event itu perlu dipahami sebelumnya oleh setiap pelaksana acara (EO) 3. Place (Lokasi) Dalam industri real estate, lokasi mencerminkan segalanya. Lokasi yang bagus akan menghasilkan nilai jual yang tinggi. Dalam pemasaran event, lokasi atau tempat di mana event akan diselenggarakan juga dapat mempengaruhi segalanya. Lokasi dan tempat di mana event diselenggarakan akan sangat mempengaruhi usaha pemasaran dan strategi yang akan diterapkan demi meningkatkan penjualan. Bila lokasi untuk menggelar event berada di pedesaan, tidak mustahil akan terdapat banyak kendala bagi pemasar dalam melakukan promosi atau menjual event kepada khalayak sasaran event karena keterbatasan sarana media, fasilitas, dan logistik ke tempat event. Sebaliknya, lokasi yang dekat keramaian kota dengan infrastruktur yang lengkap seperti akses fasilitas umum, pertokoan, mal, busway, hotel atau tempat parkir yang luas akan menarik lebih banyak pengunjung dibandingkan dengan lokasi di mana fasilitas-fasilitas tersebut tidak tersedia. Lokasi dan tempat event, bila dipasarkan secara cerdas, dapat me ningkatkan nilai jual sebuah event. Lokasi dan tempat event tidak saja mewakili citra dan gaya event, tetapi juga menentukan tipe khalayak yang akan diajak berpartisipasi. Oleh sebab itu, lokasi dan tempat event harus benar-benar dipertimbangkan oleh penyelenggara dan pelaksana event ketika mulai merencanakan event sehingga dapat digunakan sebagai sebuah Unique Selling Point 4. Public Relations/PR Ada sebuah perbedaan khusus antara PR dan iklan. Melalui iklan, kita mengatakan sesuatu tentang event. Sebaliknya, melalui persepsi yang dibangun PR, orang lainlah yang mengatakan sesuatu tentang event tersebut. Opini atau penilaian yang disampaikan oleh pihak ketiga itu akan menghasilkan kepercayaan masyarakat terhadap event (third party credibility). PR merupakan salah satu unsur utama dari konsep 5P dalam pema saran event. Melalui kegiatan PR pemasar dapat mengarahkan pikiran dan persepsi khalayak secara keseluruhan tentang event sehingga memberikan kredibilitas lebih terhadap iklan. Tugas pemasar di sector ini adalah mengarahkan, membimbing, dan membujuk khalayak sasaran dengan berbagai taktik dan cara guna "membangkitkan" minat kepesertaan khalayak pada event. 5. Positioning Positioning adalah kunci bagi keberhasilan rencana pemasaran produk event (Hoyle, 2006). Positioning adalah segala usaha yang dilakukan pengusaha untuk menempatkan produknya pada posisi yang prima dalam benak (persepsi) konsumen agar bisa bersaing dengan produk lain dalam memenuhi kebutuhan konsumen. Kotler dan Amstrong (2001) mengartikan posisi produk sebagai tempat yang diduduki produk dalam benak konsumen dibandingkan dengan produk pesaing. Posisi itu didefinisikan oleh konsumen berdasarkan beberapa atribut penting dari produk tersebut dalam memenuhi kebutuhannya. Agar dapat memenangkan persaingan dalam pemasaran, pemasar dituntut: • Mengetahui apa yang menjadi kebutuhan konsumen • Memilih keunggulan manfaat dan perbedaan (diferensiasi) yang dimiliki produknya dibandingkan produk para pesaing • Menentukan bagaimana mengembangkan strategi pemasaran melalui bauran pemasaran (marketing mix - 5P) guna menanamkan keunikan dan perbedaan itu dalam benak konsumen. Upaya itu dilakukan melalui penelitian dan evaluasi beberapa faktor. Dalam hal penyelenggaraan event, Hoyle (2006) menyarankan beberapa pertanyaan berikut sebagai landasan: • Siapa yang diharapkan hadir dan berpartisipasi pada event ini? • Apa kebutuhan mereka? Mana yang akan dipenuhi oleh event ini? • Event apa yang dilaksanakan oleh para pesaing? • Berapa harga yang ditawarkan kepada pengunjung dan berapa investasi yang diperlukan untuk menghadirkan peserta oleh para pesaing dibandingkan dengan event yang akan kita selenggarakan? • Apa keunikan dan perbedaan event ini dibandingkan dengan event pesaing dan bagaimana mengoptimalkannya? • Bagaimana tanggapan pasar terhadap konsep event yang akan diselenggarakan? Dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas dan melalui strategi positioning yang melibatkan seluruh marketing mix (5P) yang dibangun demi kesuksesan event tersebut, pemasaran diharapkan membuahkan hasil karena: • Produk (event) tersebut unik dibandingkan dengan produk pesaing • Event dan program-program yang ditawarkan sesuai dengan kebutuhan, minat, keinginan serta manfaat yang diperoleh peserta dan pengunjung event • Lokasi dan tempat mudah dijangkau dengan fasilitas yang prima • Harga kepersertaan dan manfaat yang ditawarkan melalui event sepadan. 2.16 Sponsorship Sponsorship adalah sebuah transaksi komersial dimana pihak pemberi dana mengharapkan balas jasa dari pihak penerima dana dan kedua belah pihak setuju untuk saling “memberi” dan “menerima” transaksi ini umumnya menyangkut jasa pemasaran yang disediakan oleh penerima dana (atau Penyelenggara dana/EO) sebagai imbalan atas dana atau barang-barang yang diberikan pihak sponsor untuk sebuah event. Jasa pemasaran itu misalnya penempatan spanduk, banner, dan rencana pemasaran lengkap yang mencakup menjual barang, memasang iklan, melakukan kegiatan Public Relations dan promosi pada saat berlangsungnya event. Sponsorship adalah sebuah usaha komersial dan membutuhkan banyak waktu dan usaha untuk menanganinya. Kalau EO tidak mampu melakukan kegiatan tambahan itu, sebaiknya ia beralih pada donasi untuk memperoleh dana dukungan yang diperlukan. Bagi perusahaan, sponsorship adalah tempat pemasaran alternatif untuk menginformasikan, membujuk, mempromosikan, dan menjual produkproduk mereka. 2.17 Langkah – Langkah Dalam Mencari Sponsor Goldblatt (2002) mengungkapkan berbagai langkah harus dipertimbangkan penyelenggara dan pelaksana acara sebelum menjalin kerjasama dengan sponsor. Langkah – langkah itu antara lain: 1. Penelitian Tentang Kebutuhan Event Langkah ini merupakan tahap yang penting sebelum EO melanjutkan pada langkah berikutnya. Pertama, EO hharus meneliti untuk memastikan apakah event itu benar-benar membutuhkan sponsor dan apakah sumber daya organisasinya siap menangani kerjasama tersebut. Proses ini dilakukan secara seksama dan menjawab beberapa pertanyaan seperti: • Apakah jenis event yang akan diselenggarakan? • Apakah event ini memerlukan dukungan dan tambahan dana dari sponsor? • Apa jasa – jasa pemasaran yang akan ditawarkan kepada sponsor? • Peluang – peluang apa yang tersedia dan menarik bagi sponsor? • Apakah pelaksana acara (EO) memiliki sumber daya, baik internal maupul eksternal, yang cukup untuk mendukung kegiatan – kegiatan yang muncul karena adanya sponsor? 2. Menetapkan dan Memilih Sponsor Potensial Setelah menetapkan jasa-jasa yang akan ditawarkan dan memastikan kesanggupan sumber daya organisasinya, EO melangkah maju untuk mencari dan memilih sponsor bagi event yang akan diselenggarakan. Proses ini meliputi: • Menentukan jenis sponsor yang diperlukan • Menyusun daftar sponsor potensian, nama perusahaan yang produk atas jasanya sesuai dengan jenis event yang akan diselenggarakan dan berpotensi bisa diajak bekerja sama. Beberapa pendekatan perlu dilakukan dalam mengidentifikasi dan mencari sponsor yang patut dijadikan mitra pada event itu: • Menentukan jumlah dana yang diperlukan dari pihak sponsor. Tidak semua sponsor memiliki kemampuan yang sama dalam hal finansial. • Menghubungi asosiasi pengusaha, pemasok, dan distributor produk-produk perusahaan agar dapat memperoleh informasi tentang para sponsor. • Menghubungi biro-biro konsultan Humas dan agen-agen periklanan untuk menanyakan apakah klien mereka tertarik dan berminat menjadi sponsor event. • Melakukan penelitian dari majalah atau jurnal yang diterbitkan khusus oleh dunia usaha, industri, dan perdagangan untuk mengetahui kegiatan perusahaan yang akan dipilih sebagai sponsor event. • Melakukan evaluasi terhadap kemampuan sponsor • Memilih sponsor yang potensial untuk kerjasama 3. Menawarkan Event pada Sponsor Setelah menetapkan jenis sponsor yang diperlukan, melakukan penelitian untuk mencari perusahaan yang berminat dalam program kemitraan ini, dan memilih perusahaan yang cocok dengan jenis khalayak serta event yang akan diselenggarakan, langkah berikutnya adalah mena warkan event pada sponsor potensial. Langkah ini dilaksanakan melalui kegiatankegiatan, seperti: • Membuat proposan penawaran (elemen-elemen yang perlu dimuat dalam sebuah proposal) • Mengajukan penawaran dan melakukan negosiasi. Sponsor menginginkan tiga hal dari penyelenggara acara (Anne-Marie, 2006): a. Agar terjadi transfer citra dari event tersebut terhadap produk atau perusahaan sponsor. Dengan kata lain, agar produk atau atribut (ciri-ciri) perusahaan sponsor diperkenalkan atau diperkuat melalui program atau acara-acara yang diselenggarakan event. Contoh: Atribut PON X adalah "PON Termegah di Indonesia." Iklan perusahaan Air Mineral AQUA berbunyi "AQUA – Minuman Resmi Atlet PON X." Iklan ini mengharapkan terjadinya transfer citra event pada AQUA sebagai air mineral terhebat di Indonesia. b. Sponsor dapat mengakses (misalnya, melakukan transaksi penjualan pada) pasar sasaran dari event dan menjangkau khalayaknya dengan pesan-pesan pemasaran melalui cara-cara yang bermakna c. Sponsor memperoleh manfaat nyata dari event, bahwa pengaruh dani poin 2 di atas akan menyediakan mekanisme untuk mencapai tujuan-tujuan pemasaran sponsor. d. Untuk menarik sponsor, ketiga hal itu harus terungkap dalam proposal sebagai program-program yang ditawarkan keoada sponsor 4. Implementasi Program Pada tahap in, FO dan perusahaan sponsor melaksanakan program dan kampanye pemasaran pada event seperti yang telah disepakati di dalam kontrak atau event proposal 5. Evaluasi Hasil Rapat Evaluasi oleh EO bersama para sponsor untuk menilai pencapaianpencapaian event sesuai dengan sasaran dan tujuan yang mereka harapkan semula. 2.18 Jenis Event Yang Memerlukan Sponsor Tidak semua event memerlukan sponsor atau cocok untuk program sponsorship. Kelompok event yang memerlukan sponsor antara lain: • Pekan raya, pameran dagang/industri • Festival, event seni dan budaya, event kemasyarakatan • Event olah raga • Program-program sekolah, sekolah, wisuda, hari Pendidikan • Konferensi, rapat, seminar • Hiburan, wisata, pertunjukan. 2.19 Jenis – Jenis Sponsor Ada empat tipe utama sponsor (Hoyle, 2006): 1. Sponsor Utama (Title/Presenting Sponsor). Sponsor yang menanggung hampir seluruh biaya kegiatan event 2. Sponsor Pendukung (Host/Supporting Sponsor). Sponsor yang menanggung bidang-bidang tertentu pada suatu event, misalnya makan malam, atau makanan dan minuman selama event. 3. Sponsor Partisipasi (Tiered Sponsor). Sponsor yang memberikan dana sesuai dengan tingkat kemampuan dan partisipasinya pada event, misalnya hak untuk menjual produk pada sebuah stan, memasang iklan, dan lainlain. 4. Sponsor Barter (In-Kind Sponsor). Sponsor yang menyediakan barangbarang dan jasa secara gratis untuk event yang nilainya setara dengan manfaat yang diterima sponsor tersebut. 2.20 Tahap – Tahap Pengembangan Strategi Sponsorship Suatu Event Proses untuk mendaoatkan sponsor ini dapat memakan waktu cukup panjang. Tidak jarang hal ini membutuhkan waktu 12 – 18 bulan untuk mempersiapkan sebuah program sponsorship yang baik. Goldblatt (2002) memperkirakan Jadwal waktu (timeline) untuk berbagai kegiatan dalam proses mendapatkan sponsor dan Pelaksanaan programnya sebagai berikut: Tabel 2.1 Jadwal Waktu/Tahap Mempersiapkan Program Sponsorship Jadwal Waktu Sebelum Event Tahap dalam Proses Mempesiapkan Program Sponsorship 18 Bulan Penelitian dan Survei tentang kebutuhan event. 16 Bulan Mengidentifikasikan calon sponsor 14 Bulan Membuat dan menyajikan proposal 12 Bulan Negosiasi dan persetujuan proposal 9 Bulan Melaksanakan rencana kegiatan sponsorship 6 Bulan Memeriksa perubahan/tambahan dengan sponsor 4 Bulan Memeriksa perubahan di atas dengan staff EO 2 Bulan Rapat dengan sponsor tentang kemajuan dan perkembangan event 1 Bulan Sponsor memulai kampanye PR 1 Bulan Setelah Rapat dengan sponsor untuk evaluasi hasil 2.21 Pengawasan dan Anggaran Pengawasan pada hakekatnya adalah suatu aktifitas dalam usaha mengendalikan, menilai dan mengembangkan kegiatan event agar sesuai dengan rencana dan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Pengawasan berarti para EO berusaha untuk meyakinkan bahwa kegiatan bergerak dalam arah atau jalur tujuan. Apabila salah satu bagian dalam event menuju arah yang salah, para EO berusaha untuk mencari sebabnya dan kemudian mengarahkan kembali ke jalur tujuan yang benar. Pengawasan (controlling) merupakan suatu kegiatan untuk mencocokkan apakah kegiatan operasional (actuating) di lapangan sesuai dengan rencana (planning) yang telah ditetapkan dalam mencapai tujuan (goal) dari event. Pengawasan dapat diartikan sebagai proses kegiatan monitoring untuk meyakinkan bahwa semua kegiatan berjalan dan terlaksana seperti yang direncanakan dan sekaligus juga merupakan kegiatan untuk mengoreksi dan memperbaiki bila ditemukan adanya penyimpangan yang akan mengganggu pencapaian tujuan. 2.22 Asumsi Dalam Menyusun Anggaran Terdapat beragam asumsi yang dapat digunakan saat menyusun anggaran event. Beberapa di antaranya diuraikan di bawah ini. Apa pun asumsi yang digunakan, hal itu akan berdampak pada jumlah yang diperkirakan baik untuk pos pendapatan maupun pos biaya Pelaksanaan event, misalnya: 1. Asumsi tentang perkiraan dan proyeksi pemasaran. Asumsi ini terutama digunakan untuk menyusun anggaran pendapatan, seperti asumsi perkiraan potensi pasar yang akan merespons tawaran yang disajikan oleh event, proyeksi tentang volume penjualan barang pada saat event berlangsung, dan berapa jumlah pengunjung yang akan hadir atau jumlah tiket yang diharapkan terjual. 2. Menggunakan data historis sebagai dasar untuk menyusun anggaran baru. Jika event yang akan diselenggarakan itu sama dengan yang sebelumnya, maka EO dapat menggunakan kembali data historis anggaran yang sebelumnnya. Tetapi, angka-angka tersebut harus disesuaikan dengan asumsi dan besaran perubahan yang diperkirakan akan berlaku dalam situasi perekonomian, perkembangan pasar, tingkat inflasi atau perubahan dalam kurs rupiah terhadap valuta asing. Menggunakan data historis sebagai dasar perkiraan adalah sebuah cara yang umum digunakan dalam menyusun anggaran yang sifatnya berulang. 3. Proyeksi tentang situasi perekonomian di masa yang akan datang. Asumsi yang digunakan tentang besarnya laju inflasi. Perubahan dalam nilai tukar rupiah terhadap valuta asing, tingkat pengangguran, pesatnya tingkat perdagangan eceran juga akan berdampak pada angka-angka yang diperkirakan di dalam anggaran. 4. Perkiraan tentang persentase tingkat laba yang diharapkan dari modal atau dana yang digunakan untuk menyelenggarakan event atau ROE (Return on Event). ROE mempunyai pengertian yang sama dengan ROI (Return on Investment) yang digunakan dalam disiplin ilmu keuangan dan perbankan. ROI adalah sebuah angka yang menunjukkan perbandingan (ratio) antara laba bersih yang diperoleh perusahaan terhadap modal (total assets). Karena banyak faktor ketidakpastian dan besarnya risiko dalam menjalankan bisnis, orang selalu mengharapkan ROI berada jauh di atas tingkat bunga bank yang berlaku (i) atau ROI > i. Bila ROI yang akan diterima dari sebuah usaha bisnis sama dengan bunga bank atau ROI = i, orang akan menolak melakukan investasi pada bisnis yang bersangkutan. Ia lebih baik menempatkan modalnya sebagai tabungan di bank. Tanpa susah payah bekerja dan menanggung risiko, ia akan memperoleh keuntungan (i) yang sama dan modainya. Untuk itu, persentase laba (ROE) yang diharapkan oleh penyelenggara dari sebuah event akan membawa dampak cukup signifikan dlam besaran angka yang akan disusun di dalam anggaran 5. Asumsi tentang sumber dana yang akan digunakan untuk membiayai event. Asumsi tentang sumber dana menjawab pertanyaan: apakah menggunakan modal sendiri atau dana pinjaman? Apa pun cara pendanaan yang akan diqunakan, senantiasa mengandung risiko. Jika dana itu berupa pinjaman, misalnya, EO harus memperhitungkan biaya tambahan berupa bunga pinjaman di dalam penyusunan anggaran. 2.23 Elemen – Elemen Anggaran Pendapatan atau Pemasukan Luasnya jenis event dan banyaknya bidang spesialisasi dalam profesi EO, tidak mudah menyebutkan setiap jenis elemen pendapat anggaran event secara kategoris. Beberapa di antaranya yang sering digunakan adalah: • Pendapatan dan para pemasang iklan • Konsensi penjualan • Sumbangan • Penyewaan stan pameran • Sumbangan dalam bentuk “natura” (sponsor barter atau dalam bentuk barang-barang) • Bunga hasil investasi (rekening event di bank) • Uang pendaftaran • Hasil penjualan tiket • Penyertaan sponsor • Komisi rekanan (hotel, penginapan, dan lain-lain) 2.24 Elemen – Elemen Anggaran Biaya atau Pengeluaran Biaya yang termasuk dalam anggaran event antara lain: • Gedung/tempat/lokasi acara • Peralatan/perlengkapan (sound system, audio visual/video, lampu, tenda, panggung, perabot, meja, kursi) • Teknisi peralatan audio visual/video • Sewa kendaraan • Periklanan • Percetakan (brosur, selebaran, dll) • Perangko dan pengiriman/penyebaran • Desain • Dekorasi • Entertainment • Catering (makanan dan minuman) • Transportasi tamu/penampil/staff EO • Petugas keamanan • Lisensi • Asurasi • Perizinan • Pajak • Fotografi • Public Relation • Honor penampil: musisi, artis, atlet, pembicara, presenter • Hadiah, door prize 2.25 Falsafah Keuangan Event Setiap event diselenggarakan untuk tujuan yang berbeda. Karena itu, setiap event akan mempunyai falsafah keuangan yang berbeda pula. Goldblatt (2002) mengungkapkan ada tiga falsafah keuangan event. • Event yang berorientasi pada laba usaha. Untuk tipe event ini, pendapatan yang dianggarkan adalah lebih besar daripada pengeluaran atau Biaya. Contoh: event yang digelar oleh perusahaan untuk menghasilkan penjualan baru dan event untuk mencari dana untuk kegiatan sosial. • Event impas Biaya atau event pulang – pokok. Untuk tipe event ini, pendapatan adalah sama besarnya dengan Biaya. Contoh: event konferensi perkumpulan, klub, atau organisasi. Dalam hal ini, EO akan Menyusun anggarannya dengan prinsip pulang – pokok. Misalnya, besaran uang pendaftaran bagi peserta event ditetapkan agar dapat menutupi seluruh biaya event. • Hosted Event (event yang sifatnya menjamu khalayak atau yang diselenggarakan dengan maksud tertentu, seperti hajatan). Sejak awal, event seperti ini dirancang untuk mengeluarkan dana. Contoh: Ultah perguruan tinggi, wisuda sarjana, peringatan 100 tahun kebangkitan nasional dan perayaan sejenis yang diselenggarakan oleh masyarakat, instansi Pemerintah atau swasta. Event seperti ini biasanya diselenggarakan untuk sebuah maksud (“hajatan”) atau agenda tertentu dan tidak dirancang untuk memperoleh laba usaha, bahkan tidak untuk impas biaya. Untuk event yang diselenggarakan dengan maksud “hajatan”, falsafah keuangan event yang dianut tentu akan jauh berbeda dibandingkan dengan falsafah keuangan event yang bersifat komersial dan impas-biasa. Oleh sebab itu, demi memudahkan penyusunan anggaran, EO perlu menentukan falsafah keuangan event yang akan diselenggarakannya sebelum menyusun sebuah anggaran event. 2.26 Proses Manajemen Risiko Risiko diartikan sebagai kemungkinan penyimpangan negatif dari hasil yang diinginkan atau diharapkan atau risiko sebagai suatu kemungkinan kerugian. Menyangkut situasi di mana terdapat suatu kemungikan terjadinya hasil yang tidak menguntungkan – unfavorable outcome. Risiko juga diartikan dimana suatu situasi yang objektif, eksternal dan selalu ada walaupun individu yang terekspos kemungkinan kerugian tersebut tidak menyadarinya. Potensi terjadinya suatu peristiwa – events yang dapat menimbulkan kerugian perusahaan. Sebagai bentuk – bentuk peristiwa yang mempunyai pengaruh terhadap kemampuan seseorang atau sebuah institusi untuk mencapai tujuannya. Pengertian manajemen risiko adalah proses pengelolaan risiko yang mencakup identifikasi, evaluasi dan pengendalian risiko yang dapat mengancam kelangsungan usaha atau aktivitas perusahaan. Suatu pendekatan terstruktur/metodologi dalam mengelola ketidakpastian yang berkaitan dengan ancaman; suatu rangkaian aktivitas manusia termasuk: Penilaian risiko, pengembangan strategi untuk mengelolanya dan mitigasi risiko dengan menggunakan pemberdayaan/pengelolaan sumber daya. Gambar 2.12. Proses Manajemen Risiko Gambar 2.13. Tahap - Tahap Proses Manajemen Risiko 2.27 Pengertian dan Jenis – Jenis Kontrak Sebuah kontrak dapat diartikan sebagai perjanjian atau persetujuan antara dua pihak secara sukarela dan mengikatkan diri mereka masing-masing dalam persetujuan tersebut yang dianggap sebagai “hukum” yang ditaati dan dipenuhi. 1. Jenis – Jenis Kontrak Perekayasaan & Konstruksi • Build Contract Kontrak jenis ini merupakan kontrak kerja yang menitikberatkan kepada implementasi dari rencana desain proyek yang sudah ada. Jadi tugas pemborong hanya membangun saja. Kontrak jenis ini dibagi dalam: Fixed Price Contract dan Prime Cost Contract. 1. Fixed Price Contract adalah kontraktor menyelesaikan pekerjaan berdasarkan harga yang disetujui dan pelaksanaannya menurut bestek (tender dokumen) yang telah ditetap-kan dan diterima oleh kontraktor. Pengertian fix disini adalah gambar pelaksanaannya fix, bestek fix dan desain yang tidak berubah lagi. Semua yang akan dikerjakan sudah jelas. Bila-mana harga sudh ditetapkan, maka tak dapat diubah lagi, meskipun dalam kon-trak mungkin terdapat butir yang memperkenalkan eskalasi harga. Fixed Price Contracts meliputi: Lump-sum Contract dan Unit Price Contract Lump-sum Contract adalah pekerjaan yang dilakukan di bawah kon-trak semacam ini memerlukan gambar kerja yang jelas, spesifikasi dan bestek yang akurat dimana kedua belah pihak mempunyai satu interpretasi yang sama terhadap isi dan maksud dari dokumen tender tersebut. Unit Price Contract adalah suatu kontrak yang menitik beratkan biaya per unit volume, per unit panjang ataupun per unit berat. Variasi dari Unit Price Contract yaitu: Flat Rate dan Sliding Rate 2. Prime Cost Contracts adalah kontrak yang berada dibawah predikat ini memiliki persamaan yaitu pemilik mengganti ongkos yang dikeluarkan kontraktor untuk melaksanakan pekerjaannya, ditambah dengan sesuatu bentuk tambahan ongkos untuk biaya kerja pemborong. 3. Cost Plus Percentage Fee Contract adalah Percentage Fee yang dimaksud adalah fee/biaya tambahan yang merupakan jumlah persentasi tertentu dari biaya fisik pekerjaan yang dihasilkan. Kontrak ini tidak memiliki mekanisme untuk menekan biaya dan waktu. 4. Cost Plus Fixed Fee Contract adalah Fixed Fee disini dimaksudkan jumlah fee yang tertentu, tdk tergantung pa-da besarnya biaya fisik pekerjaan. Kontrak ini lebih baik dari Cost Plus Percentage Fee Contract. 5. Cost Plus Variable Percentage Contract adalah kontrak ini merupakan perbaikan dari yang sebelumnya, dimana kontraktor didorong untuk bekerja lebih efisien karena fee kontraktor dikaitkan dengan biaya yang sebenarnya (actual cost) dari konstruksinya. 6. Target Estimate Contract adalah kontrak jenis ini, fee aktual yang dibayarkan kepada pemborong akan bertambah/berkurang berkaitan dengan deviasi yang terjadi dari biaya yang sebenarnya terhadap biaya yang diperkirakan. Target cost ditetapkan oleh pemborong. Jadi kontraktor diberikan “hadiah” atas keberhasilannya menghemat biaya. 7. Guaranteed Maximum Cost Contract adalah kontraktor menawarkan fee-nya dan sekaligus menjamin bahwa harga total proyek tidak akan melebihi dari suatu harga tertentu (maksimum). Pengeluaran yang terjadi diatas harga maksimum akan me-jadi beban kontraktor. 8. Convertible Cost Contract adalah pemilik mempekerjakan kontraktor kepercayaannya secara cost plus basis dan meneliti pengeluaran yang terjadi sampai suatu saat dapat dibuat suatu kontrak dengan sistem Lump-sum atau Unit Price. 9. Cost Plus Time And Materials Contract adalah kontrak jenis ini untuk pekerjaan “borong kerja” saja dengan atau tanpa materialnya berdasarkan waktu kerja • Design & Build Contract Bilamana pekerjaan konstruksinya mencakup perencanaannya sekaligus. Variasi dari sistem kontrak ini adalah: Turn key dan Negotiated Contract 1. Turn Key adalah mulai dari studi awal, pelaksanaannya dan penyediaan dananya diatur dan dikerjakan oleh kontraktor. Pemilik hanya “putar kunci” pada waktu proyek telah selesai dan mulai mengoperasikannya. Tugas pemilik selanjutnya hanya mencicil kembali biaya proyek yang telah dikeluarkan oleh kontraktor, dari hasil pendapatan operasi bangunan proyek yang telah dipergunakan. 2. Negotiated Contract adalah dilakukan kepada proyek-proyek yang sifatnya rahasia (proyek militer) atau proyek yg memerlukan keahlian khusus yang hanya dimiliki oleh 1 – 2 kontraktor saja. • Design/Management Contract Pekerjaan mengelola sebuah proyek mulai dari konsep sampai selesai dan siap dipakai dapat dikerjakan oleh pihak pemilik sendiri, apabila ia memiliki staf ahli di organisasinya. Namun bila tidak ada staff ahli ataupun pemilik tidak punya waktu untuk mengelola proyek tersebut, maka proyek mengelola tersebut dapat dikontrakan pada suatu organisasi. 1. Project Management Contract Pemilik menetapkan sebuah team yang dipimpin oleh project manager untuk mengelola proyek dari tahapan konsepsional sampai selesai. 2. Construction Management Contract Pelaksanaan seluruh pekerjaan dipecah-pecah sedemikian rupa. Cara kontrak semacam ini dilakukan pada pekerjaan konstruksi yang besar dan harus dapat diselesaikan secepat mungkin. • Sistem Kontrak Internasional 1. Syarat Kontrak Mengatur Hak dan Kewajiban Para Pihak (Pengguna/Penyedia Jasa) Secara Lengkap, Terperinci Mencerminkan Keadilan dan Kesatuan Kedudukan Para Pihak 2. Hal-hal Khusus Dijabarkan dalam Syarat-syarat Khusus 3. Lampiran Appendix Berisi Besarnya Jaminan Ganti Rugi, Waktu Pelaksanaan, Waktu Penyerahan Lahan, Masa Jaminan Atas Cacat 4. Bahasa yang dipakai Bahasa Inggris 5. Penyelesaian Perselisihan/Sengketa oleh Badan Arbitrase 6. Dibolehkan Penyelesaian Pekerjaan Secara Bertahap 7. Penyelesaian Pekerjaan Secara Praktis/Substansial (Tidak Mutlak 100 % Selesai) Gambar 2.14. Sistem Kontrak Internasional 2.28 Menyusun Kontrak dan Elemen-Elemen Kontrak Hal-hal yang harus dikaji dan dianalisis secara teliti: • Sesuai dengan program pemerintah • Kecocokan lokasi proyek • Sosial, adat istiadat dan dampak lingkungan • Masalah teknis, penjadwalan dan risiko komersial • Faktor masa pembangunan • Bentuk kontrak Pembentukan/Penyusunan Kontrak Dokumen Kontrak Terdiri dari: • Perjanjian • Syarat-syarat kontrak • Spesifikasi teknis • Gambar-gambar • Kontrak tersebut adil dan setara • Isi melindungi semua pihak • Mengatur pengawasan Pelaksanaan • Dapat di administrasikan dengan benar 2.29 Logistik Manajemen logistik adalah suatu penerapan prinsip-prinsip manajemen dalam kegiatan logistik dengan tujuan agar pergerakan personil dan barang dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Manajemen logistik adalah bagian dari proses supply chain management yang memiliki fungsi penting dalam perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian efektifitas dan efisiensi penyimpanan dan aliran barang, pelayanan dan informasi, hingga ke titik konsumsi untuk memenuhi keperluan konsumen. Dengan begitu banyak variasi elemen yang dituntut demi kelengkapan sebuah event, EO tidak lagi dapat menyediakan sendiri setiap elemen atau mengerjakan sendiri setiap pekerjaan yang diperlukan bagi sebuah event. Untungnya, sekarang tersedia banyak pemasok barang dan jasa yang dapat membantu EO sebagai mitra kerja. Tentu saja EO harus memastikan memilih pemasok yang benar-benar profesional dibidangnya dan yang menyediakan barang/jasa yang berkualitas untukmenjamin mutu event yang akan dihadirkan. Dengan semakin pentingnya peran para pemasok sebagai mitra kerja demi suksesnya sebuah event, EO harus dapat memperluas jaringannya dan senantiasa menjalin hubungan serta kerjasama yang baik dengan mereka. EO harus memiliki semacam database yang memuat seluruh informasi tentang mitra kerjanya, termasuk nama, alamat, nomor telepon, HP, alamat e-mail, contact person, bidang spesialisasi barang/jasa, kualifikasi, tarif dasar barang/jasa. Untuk memperlancar tugas, database tersebut harus dapat diakses dengan mudah oleh setiap anggota inti dalam organisasi EO. Berikut beberapa jenis pemasok yang mungkin dibutuhkan EO sebagai mitra logistik untuk sebuah event: 1. Pengelola tempat • Hotel, balai pertemuan, convention center, lapangan parkir, stadion, taman rekreasi. 2. Provider peralatan/perlengkapan • Meja dan kursi • Panggung (pertunjukan/operator) • Sound system • Multimedia • Tata lampu (lighting) 3. Jasa catering makanan dan minuman 4. Biro jasa desain dan dekorasi 5. Agen dan manajer penampil: artis, atlet, musisi. 6. Asosiasi-asosiasi profesi: ilmuwan, tokoh, pembicara. 7. Penyedia jasa entertainment: sulap, badut, penari. 8. Biro Periklanan: media cetak/elektronik 9. Jasa asuransi 10. Biro jasa pengamanan (safety & security) 11. Biro jasa perizinan 12. Biro jasa perajalanan, transportasi, dan pengangkutan 13. Jasa percetakan dan Publikasi 14. Florist 15. MC (Pembawa acara) 16. Dewan turisme 17. Instansi pemerintah terkait 2.30 Staging Event 1. Tema dan Desain Event 2. Program Acara 3. Lokasi/Tempat Acara Setiap event diselenggarakan pada suatu tempat atau lokasi tertentu. Pilihan itu dapat berupa tempat yang dirancang khusus atau tempattempat seperti: hotel, club house, gedung serba guna, balai pertemuan, mall, rekreasi, danau, pantai, museum, lapangan dll. 4. Penonton/Tamu Untuk acara seperti rapat dan konvensi, tugas EO sebagai pelaksana acara juga mencakup pengurusa akomodasi dan transportasi ke tempat acara bagi para tamu yang datang. Contohnya: pengaturan pengangkutan, akomodasi, tempat parkir, upacara penyambutan tamu, resgistrasi, pengamanan VVIP. 5. Ruangan Untuk jenis event tertentu, fasilitas ruangan seperti berikut ini perlu dipertimbangkan: ruang rapat pleno, ruang rapat komisi, ruang penerimaan tamu, ruang resepsi, ruang pertunjukkan, ruang tunggu (presenter, penampil, petugas), ruang tempat penyimpanan barang, kamar mandi, mushola. 6. Tata Ruang dan Denah Tata Ruang (Floor Plan) EO harus menentukan cara terbaik dengan membuat denah tata ruang tempat acara yang menggambarkan alokasi penggunaan ruangan untuk berbagai kegiatan dan pelayanan, seperti pengaturan tempat duduk (sistem kelas, teater, konferensi, buffet, a la carte), pengaturan tempat duduk VVIP, letak tempat-tempat pelayanan (peralata, podium, mimbar, panggung), pagar pembatas penonton, akses pintu masuk dan keluar. 7. Nuansa dan Suasana Panggung Nuansa adalah dimensi ketiga yang dirasakan pengunjung di dalam event. Nuansa yang dibangun umumnya terkait dengan tema yang ingin diangkat oleh penyelenggara atau klien. Agar tema yang diangkat dapat lebih dirasakan oleh pengunjung, setiap tema perlu didikukng dengan suasana lingkungan dan dekorasi yang sesuai. Beberapa ini diperlikan untuk menciptakan suasana yang sesuai dengan tema event: dekorasi gedung (pintu masuk, lantai dan dinding), hiasan panggung, bunga, lukisan, umbul-umbul, layar, pengaturan dan penempatan perlengkapan, pengaturan tempat peralatan audio visual, pencahayaan atau efek suara, dan special effects. Setiap event meninggakan kesan tertentu pada pengujung. Banyak ragam kegiatan tambahan yang dapat disertakan untuk memeriahkan suasana, seperti: live music, tarian, talkshow, game interaktif, pameran, acrobat, sulap, turnamen, tur rekreasi. 8. Sound System dan Audio Visual Peralatan ini memungkinkan para peserta mendengarkan dan melihat apa yang sedang dibawakan dalam acara. Umumnya para teknisi dapat menentukan peralatan-peralatan yang tepat dalam setiap bagian acara sesuai kegunaan aga menimbulkan kesan yang diinginkan. a. Sound system • CD/DVD Player • Amplifier • Equalizer • Mixer • Mikrofon • Modulator, transcoder, encoder b. Audio-Visual • Liquid Crystal Display (LCD) projector • OHP (overhead projector) • Video dan slide projector • Multimedia player • White board, flip chart • Layar 9. Tata Lampu (Lighting) Tata lampu dan pengaturan alat-alat penerangan dapat memberikan pengaruh khusus terhadap pertunjukkan dan acara, seperti: • Dimmer – Panel pengatur cahaya lampu gelap/terang • Ellipsoidal Spotlight – lampu sorot yang dapat diperkecil dan difokuskan pada suatu bagian dari objek tertentu untuk memperjelas • Floodlight – untuk memberikan penerangan yang merata dalam ruangan • Follow spotlight – lampu sorot yang dapat mengikuti gerak objek yang disorot • Par floods – lampu panggung • Lampu ultraviolet – lampu yang dapat menghasilkan cahaya bernuansa suram